Allmän information till leverantörer

Inledning

Stora Enso har infört en ny, harmoniserad introduktionsprocess för leverantörer som lanserades den 15 september 2015. Det innebär att alla leverantörer måste vara förkvalificerade innan de kan bjudas in till upphandlingar. Förkvalificeringen sker online och går endast att genomföra via inbjudan. Förkvalificeringen består av en kort enkät som leverantören måste besvara. Dessutom måste en undertecknad leverantörsförklaring gällande Stora Ensos Supplier Code of Conduct laddas upp som en del i förkvalificeringsprocessen.
 
Process

Du som leverantör bjuds in till förkvalificeringen via ett e-postmeddelande som skickas från en inköpare på Stora Enso. Meddelandet innehåller en länk som ger dig åtkomst till verktyget. När du har öppnat verktyget skapar du ett konto, och därefter får du ett e-postmeddelande med de nya inloggningsuppgifterna. Du behöver även besvara en kort enkät med enkla frågor.
 
När processen har slutförts kan du som leverantör bli inbjuden till upphandlingar som drivs av något av Stora Ensos företag.
 
Nya leverantörer

Nya leverantörer som inte har bedrivit handel med Stora Enso eller som inte har undertecknat vår Supplier Code of Conduct måste skapa ett konto i Supplier Management-verktyget och slutföra processen. Mer information finns i Stora Enso Supplier Management – leverantörsguide
 
Befintliga leverantörer

Befintliga leverantörer som Stora Enso redan bedriver handel med, eller som har undertecknat vår Supplier Code of Conduct, behöver en separat inbjudan till verktyget. Eftersom befintliga leverantörer redan är förkvalificerade behöver detta göras för att länka leverantörens kontaktperson till rätt konto i Supplier Management-portalen. Kontakta din Stora Enso-representant om du har ytterligare frågor.
 
D-U-N-S®

Förkvalificeringsprocessen och i synnerhet leverantörsidentifieringen baseras på D-U-N-S®-numrering (Data Universal Numbering System), ett internationellt erkänt och globalt system för att identifiera företag. Varje företag har ett unikt nummer som skapas under identifieringsprocessen, vilket innebär att företag granskas och identifieras i officiella databaser innan D-U-N-S®-numret skapas. D-U-N-S®-numren förvaras i Dun&Bradstreets databas. Om du inte hittar ditt D-U-N-S®-nummer kan du ansöka om det i systemet.
 
En slutförd förkvalificering betyder inte per automatik att Stora Enso börjar köpa produkter eller tjänster av en leverantör. Det betyder bara att leverantören kan bli inbjuden till upphandlingar.

Stora Ensos Supplier Code of Conduct är ett av de nyckeltal eller KPI:er (Key Performance Indicators) som Stora Enso har angett för sina leverantörer, och en förutsättning för att göra affärer med Stora Enso. För att slutföra förkvalificeringen måste du läsa igenom och förstå Stora Ensos Supplier Code of Conduct samt ladda upp en undertecknad leverantörsförklaring gällande Stora Ensos Supplier Code of Conduct i verktyget. Observera att du inte behöver ladda upp själva uppförandekoden för att slutföra förkvalificeringen, det är bara den undertecknade leverantörsförklaringen gällande Stora Ensos Supplier Code of Conduct som behöver laddas upp.

Precis som alla onlineverktyg och system har även Stora Ensos Supplier Management-portal ett användaravtal. Användaravtalet innehåller en beskrivning av användarens rättigheter, användarvillkor för systemet samt annan relevant information gällande förhållandet mellan Stora Enso och den leverantör som använder verktyget. För att kunna slutföra förkvalificeringen måste leverantören godkänna användaravtalet.

Vad betyder Supplier Management?
Det är den övergripande processen för hur vi på Stora Enso hanterar våra leverantörer. Supplier Management är vårt sätt att hantera introduktion, utvärdering och utfasning av leverantörer.

Vad är förkvalificering?
Det är vår process för att introducera dig som ny eller befintlig leverantör så att du ska kunna delta i upphandlingar. Om du vill bli leverantör till Stora Enso och delta i en upphandling måste du vara förkvalificerad först.

Varför kräver Stora Enso att leverantörer förkvalificerar sig?
Som en del i inköpsstrategin strävar Stora Enso efter att utöka samarbetet med leverantörerna och minska det totala antalet leverantörer. En följd av den här strategin är den nya processen för leverantörshantering.

Hur länge är förkvalificeringen öppen?
Efter första inloggningen har du sex månader på dig att slutföra förkvalificeringen. Du kan logga in och fortsätta processen när som helst.

Vilka frågor behöver jag svara på?
Förkvalificeringen innehåller en lista med grundläggande frågor som kontaktuppgifter, produktkategorier och dina underleverantörer. Det viktigaste är att underteckna och följa vår Supplier Code of Conduct.

Hur lång tid tar det att förkvalificera sig?
Det tar ungefär tio minuter att fylla i formuläret. Vi meddelar dig inom några dagar när din ansökan har godkänts och du har blivit förkvalificerad.
 
Kan jag avbryta ansökningsprocessen när som helst och fortsätta senare?
När du har fått en bekräftelse på användarnamn och användar-id kan du alltid logga ut och fortsätta med din ansökan vid ett senare tillfälle.

Vem tar emot och behandlar min ansökan?
Stora Enso har ett centralt team som granskar och godkänner ansökningarna. Om något är oklart kontaktar de dig.
 
Jag har fått ett meddelande om att jag har blivit förkvalificerad, är jag leverantör till Stora Enso nu?
Inte nödvändigtvis. Du är kvalificerad att delta i upphandlingar men du är inte leverantör ännu såvida du inte har fått och undertecknat ett avtal.
 
När jag ansökte upptäckte jag att mitt företag redan var registrerat. Hur gör jag nu?
Kontakta din kontaktperson på Stora Enso för att få åtkomst till ditt konto.

Jag har tekniska problem med Stora Ensos Supplier Management-portal, vem kan hjälpa mig?
Vi har en supportavdelning som kan hjälpa dig: help@bravosolution.co.uk  eller ring +44 203 3496600.

Jag har registrerat mitt företag i portalen, men jag vill göra ett tillägg eller en ändring. Hur gör jag?
Dina grundläggande registreringsuppgifter, exempelvis företagsinformationen, kan när som helst ändras genom att logga in på portalen med ditt användar-id och lösenord. För att kunna ändra informationen från enkäten måste du däremot skicka ett e-postmeddelande till SESM.group@storaenso.com 
 
Vad är ett D-U-N-S®-nummer?
D-U-N-S®-numrering (Data Universal Numbering System) är ett internationellt erkänt och globalt system för att identifiera företag. Varje företag har ett unikt nummer som skapas under identifieringsprocessen, vilket innebär att företag granskas och identifieras i officiella databaser innan D-U-N-S®-numret skapas. D-U-N-S®-numren förvaras i Dun&Bradstreets databas.

Vad händer om jag inte har/kan hitta något D-U-N-S®-nummer?
Om du inte hittar ditt D-U-N-S®-nummer kan du ansöka om det i systemet. Beroende på var du befinner dig tar det mellan en och sju dagar att få ett D-U-N-S®-nummer.
 
Varför kräver Stora Enso att leverantörer har ett D-U-N-S®-nummer?
D-U-N-S®-numrering är ett globalt system och inget Stora Enso-specifikt sätt att identifiera leverantörer. Därför gör systemet det enklare att identifiera leverantörer och skapa leverantörsträd som gör det möjligt att gruppera företag inom samma koncern under samma familjeträd.
 
Kan det finnas mer än en förkvalificering för samma leverantör?
Nej, eftersom förkvalificeringen bygger på D-U-N-S®-numreringen kan det bara finnas ett enda D-U-N-S®-nummer per företag. Ett företag kan alltså bara ha ett enda D-U-N-S®-nummer och en enda förkvalificering. Stora Enso Supplier Management ansvarar dessutom för att kontrollera och hantera databasen för att säkerställa att det inte finns några dubbletter.